Privacy Verklaring
1 Inleiding
In deze privacy verklaring leest u alles over de manier waarop uw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Zo wordt uitgelegd waar uw gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen uw gegevens opgeslagen worden. Daarnaast vindt u hier ook al uw rechten met betrekking tot uw gegevens en hoe u gebruik kunt maken van die rechten. De privacyverklaring zal soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen.
2 Sailcollege
Sailcollege is een bedrijf dat zeillessen verzorgt en boten verhuurd aan het Veerse Meer in Zeeland. Er zijn situaties waarin uw gegevens door Sailcollege verzameld worden. Het is daarom goed dat u weet wat daarmee gedaan wordt en hoe u uw wensen rondom uw gegevens kan aangeven. Daarover gaat deze verklaring. Als u zich niet prettig voelt omtrent het gebruik van uw gegevens door Sailcollege, neem dan gerust contact op!
Sailcollege Zeilschool & Bootverhuur
Schotsmanweg 1, 4493CX Kamperland
06-54395168
info@sailcollege.nl
KvK 51252619
BTW nr NL175994729B01
3 Doel gegevens
Er worden voor een aantal doelen persoonsgegevens verzameld door Sailcollege. Deze worden hieronder toegelicht.
3.1 Als u een boot bij ons huurt:
Sailcollege verzamelt uw naam, adres, telefoonnummers en emailadres. Dit gebruiken wij voor de reservering van uw boot en het sturen van een factuur. Uw telefoonnummer of emailadres kunnen wij ook gebruiken om contact met u op te nemen bij vragen, extra informatie of wijzigingen. Daarnaast wordt er een fysieke overeenkomst met daarin uw gegevens opgemaakt bij aanvang van de huurperiode.
3.2 Als u een zeilles of zeilcursus bij ons heeft geboekt:
Sailcollege verzamelt uw naam, adres, telefoonnummers, emailadres, geboortedata en het zeilniveau van de deelnemers. Deze gegevens gebruiken wij om u van informatie te voorzien, een factuur te sturen, vragen te kunnen stellen of wijzigingen door te geven en om diploma’s uit te schrijven. Daarnaast wordt er een fysieke overeenkomst met daarin uw gegevens opgemaakt bij aanvang van de lessen.
3.3 Analytics
De website van Sailcollege verzamelt uw gegevens om de website te verbeteren. Dit gebeurt met Google Analytics. Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan uw persoonlijke gegevens.
Alle gegevens worden alleen verwerkt met uw toestemming dan wel ter uitvoering van de overeenkomsten die worden aangegaan, dan wel omdat verwerking noodzakelijk is vanwege administratieve verplichtingen.
4 Ontvangers
De gegevens die Sailcollege ontvangt en verwerkt worden beheerd d.m.v.
4.1 Vloot
De reserveringen voor het huren van een boot komen binnen via het online reserveringssysteem Vloot. Op het moment dat u een boot bij ons reserveert worden uw naam, adres, telefoonnummers en emailadres automatisch hierin opgeslagen.
4.2 Mecano
De e-mail van Sailcollege wordt gehost bij Mecano. Als u contact opneemt of u inschrijft voor de zeillessen via de formulieren op onze website of via mail, worden die betreffende mails opgeslagen op de servers van Mecano.
4.3 Jottacloud
Alle gegevens die door ons lokaal worden opgeslagen, hebben een back up bij Jottacloud.
5 Opslagperiode
Uw gegevens worden voor langere tijd bewaard door Sailcollege, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren.
5.1 Vloot
Uw gegevens voor het reserveren van een boot worden voor onbepaalde tijd opgeslagen in het programma Vloot.
5.2 Formulieren en mail
Als u contact met ons opneemt of u inschrijft voor de zeillessen via de formulieren op onze website of via mail, worden de gegevens die u meestuurt opgeslagen op de mailserver. Deze gegevens worden tot maximaal 2 jaar terug bewaard.
5.3 Facturen
Zodra u een factuur van ons ontvangt wordt hier maximaal 7 jaar lang een kopie van bewaard om aan onze administratieve verplichtingen te voldoen.
5.4 Huurovereenkomsten / lesovereenkomsten
Zodra u een fysieke overeenkomst voor het huren van een boot of het krijgen van een zeilles bij ons invult wordt dit document tot maximaal 2 jaar terug bewaard.
5.5 Analytics
De gegevens die Analytics op de website verzameld zijn anoniem, dus niet verbonden aan uw naam of e-mailadres. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen Google Analytics.
6 Beveiliging
Uw gegevens worden beheerd in de eerdergenoemde systemen en software, De persoonsgegevens die door Sailcollege of door eerder genoemde derden worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en zijn beveiligd met een wachtwoord en daar waar mogelijk met tweestapsverificatie. Bij deze tweestapsverificatie wordt een code vanuit de software gegenereerd en verstuurd naar Sailcollege. Deze code dient gebruikt te worden tijdens het inlogproces. De apparaten die uw gegevens openen zijn elk zelf ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk. Het aantal apparaten die toegang hebben tot uw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten.
Er wordt een fysieke versie opgeslagen van de overeenkomsten bij het huren van een boot en het krijgen van een zeilles. Ook wordt er een fysieke kopie bewaard van de door ons verstuurde facturen. Deze documenten worden veilig opgeslagen en kunnen niet door derden worden ingezien.
Daarnaast wordt uw bezoek aan onze website beveiligd door een SSL certificaat. Dit betekent dat uw verbinding met de website van Sailcollege privé is.
7 Uw rechten
7.1 Recht op inzage
U heeft het recht om ten alle tijden uw gegevens op te vragen die bij Sailcollege vastgelegd en bewaard worden. Dit kan door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen met Sailcollege. U krijgt dan een overzicht van uw gegevens.
7.2 Recht op rectificatie
Kloppen uw gegevens niet? Of zijn de gegevens veranderd? U heeft het recht om dit te laten rectificeren door Sailcollege.
7.3 Recht op overdracht
Mocht u de gegevens nodig hebben die bij Sailcollege opgeslagen liggen in het geval u overstapt naar een andere partij of dienst, dan heeft u het recht op overdracht. Hierbij dient Sailcollege al uw gegevens over te dragen aan de andere partij.
7.4 Recht op wissen van gegevens
Wilt u niet langer dat uw gegevens bij Sailcollege vastgelegd zijn? Dan heeft u het recht op het laten wissen van uw gegevens.
7.5 Recht op het indienen van een klacht
U heeft het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als u vindt dat Sailcollege niet op de juiste manier met uw gegevens omgaat.
7.6 Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)
Wilt u niet dat Sailcollege uw gegevens gebruikt? Dan heeft u het recht op het stoppen van het gebruik van uw persoonsgegevens. Het gebruik maken van deze rechten kan via info@sailcollege.nl onder toezending van een kopie id-bewijs waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, id-bewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. Het streven is om binnen een week te reageren.
Plichten
Sailcollege verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk een administratief belang. Uw gegevens zullen nooit verkocht worden aan derden. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten of producten. Uw e-mailadres is bijvoorbeeld nodig om u informatie over de huur van een boot of het krijgen van een zeilles te kunnen versturen. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan Sailcollege de betreffende dienst niet aanbieden. Mocht het nodig zijn gegevens die u heeft gedeeld met Sailcollege met anderen dan de hierboven genoemde partijen te delen (voor bijvoorbeeld het aanbieden van een dienst), dan zal daar eerst uw toestemming voor worden gevraagd.
Sailcollege behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer Sailcollege dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van Sailcollege te beschermen. Daarbij trachten wij altijd uw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren. Heeft u toch nog vragen? Neem gerust contact op via onderstaande contactgegevens.
Sailcollege Zeilschool & Bootverhuur
Schotsmanweg 1, 4493CX Kamperland
06-54395168
info@sailcollege.nl